Power Automate alapok 03

 Folyamatbányászat támogatása Power Automate funkciókkal

A folyamatbányászat 

alapvetően arról szól, hogy értékes ismereteket nyerjünk ki a különböző információs rendszerekben elérhető tranzakciós naplókból. Segít a szervezeteknek felfedezni, nyomon követni és javítani a valós folyamatokat azáltal, hogy tudást nyer ki a mai rendszerekben könnyen elérhető eseménynaplókból.

A hagyományos elemzési módszerekkel ellentétben a folyamatbányászat túlmutat a felszíni szintű megfigyelésen. Ez egy hidat képez az adattudomány és a folyamatmenedzsment között, felhasználva a mindennapi üzleti műveletek által generált rengeteg adatot. Ezen adatok elemzésével a folyamatbányászat világos, elfogulatlan képet ad a folyamatok tényleges működéséről, feltárva a hatékonyságot, a szűk keresztmetszeteket és az optimalizálási lehetőségeket.

A folyamatbányászat útja az adatokkal kezdődik. Az eseménynaplók információs rendszerekből való kinyerésére támaszkodik, például vállalati erőforrás-tervezési (ERP), ügyfélkapcsolat-kezelési (CRM) vagy üzleti folyamatkezelési (BPM) rendszerekből. Ezek a naplók rögzítik az üzleti folyamatok tevékenységeinek sorrendjét, időbélyegekkel és egyéb releváns információkkal együtt.

Az adatkinyerés képezi a folyamatbányászat alapját. A Power Automate ezen a területen jeleskedik azzal, hogy számos adatforráshoz biztosít csatlakozókat. Ezek az összekötők zökkenőmentes integrációt tesznek lehetővé különféle vállalati rendszerekkel, például CRM-mel, ERP-vel és egyéni adatbázisokkal. A Power Automate automatizálhatja a folyamatbányászathoz szükséges eseménynaplók kinyerését, így biztosítva, hogy az adatok folyamatosan naprakészek és átfogóak legyenek.

A folyamatbányászat egyik izgalmas aspektusa a folyamatfelderítés, amely magában foglalja az eseménynaplókból folyamatmodellek létrehozására szolgáló algoritmusokat. Ellentétben a kézi folyamatleképezéssel, amely időigényes és hajlamos az elfogultságra, a folyamatfelderítés automatikusan vizuálisan ábrázolja, hogyan valósítja meg a vállalkozás folyamatait.

A folyamatfelderítés 

az üzleti folyamatok tényleges megvalósításának megjelenítéséről szól. A Power Automate azáltal járul hozzá, hogy eszközöket biztosít a tevékenységek naplózásához és nyomon követéséhez a különböző alkalmazások és szolgáltatások között. Ezek az információk felbecsülhetetlen értékűek a pontos folyamatmodellek létrehozásához.

Miután megvan a folyamatmodell, a következő lépés a megfelelőség ellenőrzése. Ebben a lépésben a folyamatbányászati eszköz összehasonlítja a felfedezett folyamatmodellt egy előre meghatározott ideális folyamattal. A megfelelőség-ellenőrzés segít azonosítani az eltéréseket és a nem megfelelőségi problémákat, például az átugrott lépéseket vagy a nem megfelelő műveleteket.

A megfelelőség-ellenőrzés 

magában foglalja a tényleges folyamat és az ideális vagy elvárt folyamatmodell összehasonlítását. A Power Automate segítségével a vállalkozások valós időben figyelhetik a munkafolyamatokat és jelezhetik az eltéréseket.

A folyamatfelderítésből és a megfelelőség-ellenőrzésből származó betekintésekkel a vállalkozások a folyamatfejlesztési szakaszba léphetnek. Ebben a szakaszban a folyamatbányászati ​​eszközök módosításokat és fejlesztéseket javasolnak a folyamatok optimalizálása érdekében. Ezek a javaslatok magukban foglalhatják a szűk keresztmetszetek kiküszöbölését, a feladatok automatizálását vagy bizonyos lépések újratervezését a jobb hatékonyság érdekében.

A Power Automate lehetővé teszi a folyamatok javítását az ismétlődő és időigényes feladatok automatizálásával. Azáltal, hogy a folyamatbányászati ​​szakaszban azonosítja ezeket a feladatokat, a vállalkozás megbizonyosodhat arról, hogy a feladatok automatizálásra irányulnak, ami javítja a hatékonyságot és a pontosságot.

A folyamatbányászat a következő típusú elemzésekben segíthet:

Folyamatelemzés – A folyamatbányászat segít a vállalkozásoknak megérteni, hogyan működnek folyamataik a gyakorlatban, hogyan térnek el a tervezett tervtől, és hol fordulnak elő szűk keresztmetszetek.

Folyamatjavítás – A folyamatbányászat segít azonosítani azokat a területeket, ahol az üzletnek folyamatfejlesztésre van szüksége, mint például az átfutási idők csökkentése, a várakozási idők csökkentése vagy az erőforrások elosztásának optimalizálása.

Megfelelőség és auditálás – A folyamatbányászat segít biztosítani a szabályoknak és a belső szabályzatoknak való megfelelést azáltal, hogy észleli a nem megfelelő viselkedéseket és a szabványos eljárásoktól való eltéréseket.

Teljesítményfigyelés – A folyamatbányászat segít a vállalkozásoknak valós időben nyomon követni a folyamatok teljesítményét, azonosítani a lehetséges problémákat, mielőtt azok fellépnének, és proaktív módon kezelni őket.

Elemzés korlátozó tényezők

Adathiány – A folyamatbányászat az információs rendszerek eseménynaplóira támaszkodik. Ezért ha nem állnak rendelkezésre adatok vagy csak korlátozottan állnak rendelkezésre adatok, előfordulhat, hogy a vállalkozás nem tudja végrehajtani a folyamatbányászatot.

Valós idejű folyamatok – Ha a folyamatbányászat összetett vagy dinamikus folyamatot elemez, előfordulhat, hogy nem rögzíti az összes releváns információt, vagy nehézségekbe ütközhet az eredmények értelmezése.

Nem strukturált vagy ismétlődő – Ha a folyamatok nem strukturáltak és nem ismétlődő jellegűek, előfordulhat, hogy a folyamatbányászat nem generál értékes betekintést vagy nem ad egyértelmű eredményeket.

A folyamatok megértésének hiánya – A folyamatbányászat akkor a leghatékonyabb, ha a vállalkozás világosan meghatározza az elemezni kívánt folyamatot. Ha a vállalkozás nem határozza meg egyértelműen a folyamatokat, a folyamatbányászat olyan eredményeket hozhat, amelyeket a vállalkozás nehezen értelmezhet.

Korlátozott erőforrások – A folyamatbányászat idő- és erőforrás-igényes lehet, ezért ha a műszaki és az üzleti erőforrások nincsenek összehangolva, előfordulhat, hogy nem kivitelezhető a folyamatbányászat elemzése.

A folyamatbányászat több fejezetre oszlik , amelyek mindegyike meghatározott célt szolgál a folyamatbányászati projektben:

Folyamat  

Itt a célfolyamat nevét és rövid leírását tartalmazza. Ebben a fejezetben elmagyarázza, hogy miről szól a folyamat, mi a hatóköre és a szervezet szempontjából. Ezenkívül nyomon követheti a tevékenységeket, amelyek közül néhány a folyamat fő tevékenysége. Más tevékenységek befolyásolóak, de közvetettek. Ebben a részben meghatározhatja a folyamat kezdetét és a folyamat végét is.

Célok  

Itt az azonnali és jövőbeli célokkal foglalkozik. Az azonnali célok a POC célpontjára vonatkoznak. A jövőbeni célok inkább a hosszú távú tervek és stratégia kialakítására irányulnak. A sikerkritériumok meghatározása segít a csapat pályán tartásában, és segít nekik tudni, mikor érik el a mérföldköveket. 

A sikerkritériumok valószínűleg tartalmaznak legalább néhányat a következő összetevők közül:

• Elsődleges cél
• Megoldandó probléma
• Tesztelendő funkciók
• Integrációs pontok
• Benchmarkok
• Üzleti eredmények
• Mennyiségi célok
• Hatály és érdekelt felek 

 A hatály pontosítása segít meghatározni a POC határait. Meghatározza, hogy mi kerüljön bele és mit zár ki, ami segít megelőzni a hatókör elcsúszását, és biztosítja a kritikus szempontokra való összpontosítást. 

A kulcsfontosságú érdekelt felek, például szponzorok, vezetők, csapattagok és a téma szakértői azonosítása biztosítja, hogy minden érintett fél részt vegyen és tájékozott legyen. Ebben a fejezetben tisztázza a szerepeket és a felelősségeket. Ezenkívül tervezi az érdekelt felek visszajelzéseinek gyűjtését annak érdekében, hogy figyelembe vegye szempontjaikat, és így fokozza a POC eredményeinek relevanciáját és elfogadottságát.

Üzleti szabályok 

 A folyamat mérési módjának meghatározása kulcsfontosságú a teljesítmény értékeléséhez. Ez a folyamat magában foglalja a mérőszámok megadását, például az átviteli időket, a megfelelőségi követelményeket, a szolgáltatási szintű megállapodásokat (SLA-k) és más megszorításokat vagy kivételeket. Például annak biztosítása, hogy a B tevékenységet mindig a C tevékenység kövesse, és soha ne kövesse a D tevékenység, segít fenntartani a folyamatok megfelelőségét és hatékonyságát.

Adatok és eszközök 

 Itt azonosítja és listázza a rekordrendszereket és az érintett alkalmazásokat. Az attribútumok és metaadatok célok, sikerkritériumok, üzleti kihívások és üzleti szabályok alapján történő meghatározása segíti az adatelemzési folyamat irányítását. Ez a megközelítés magában foglalja a hatékony folyamatbányászathoz szükséges kulcsfontosságú adatelemek azonosítását is. Az adatkinyerési időszak megtervezése biztosítja, hogy a folyamat elegendő iterációját rögzítse, ami magában foglalja az átlagos folyamatidőtartam figyelembe vételét és az adatok kinyerését egy megfelelő időszakra (például több hónapra), hogy az összes forgatókönyvet lefedje. A szükséges adatmennyiség és a kapcsolódó licencek felmérése biztosítja a POC megfelelő támogatását technikai és költségvetési szempontból.

Emberek 

A szerepek, például a vezető, a szponzor, a folyamatbányászati elemzők, az adatmérnökök és a folyamattulajdonosok azonosítása biztosítja, hogy minden érintett megértse felelősségét. Ez a megközelítés elősegíti az elszámoltathatóságot és a projekt gördülékeny végrehajtását.