MS Word DB load funkció

MSWORD (körlevél készítési funkció) mint tömeges adat átalakító, adat generátor

Bonyolultabb SQL insert parancsos betöltő script, xml, … átalakító készítése MS Word körlevél funkciójával.

Általában ilyen egyszerű script generálásnál egy cellába tesszük az adat oszlopokból, mezőkből összerakott kész parancsot. Ha hosszabb 300-400 mezős a töltő, akkor már két – három mezőben sem fér el az eredmény (végleges parancs sor amiből több tízezer sorhelyes rekord betöltésre is szükség lehet ).  Ekkor kell az excelből tovább léphetünk erre a módszerre.

Az ilyen módszerek előnye új adatokkal nagyon gyors a  megismételhetőség, újra gyártás. Az új adatokkal xls oszlopok újra töltése után megfelelő frissítések után automatikusan és sor helyesen előállhat a kivánt parancs fájl ( automatizmus is megvalósulhat).

A körlevél készítése (általános menet)

1. A törzsdokumentum (pl. SQL INSERT parancs egy rekord beszúrására) megírása
Ez a körlevél állandó része ( megnyitunk egy régi sql parancsot is) akár vágólap műevetekkel is elvégezzük a szükséges szerkesztéseket és mentjük a háttértárra.

2. A törzsdokumentumhoz kapcsolódó adatforrás elkészítése (vagy megnyitása)
Az adatforrás lehet: Excel táblázat, Access tábla, stb…
A táblázat első sora az oszlopfejléc rekord, vagyis a mezőneveket tartalmaz. Ezeket a mezőneveket használjuk a törzsdokumentumban.
A következő sorok a levélben felhasznált adatok, az adatrekordok. Ha végeztünk a táblázat kitöltésével, akkor azt is mentjük a háttértárra.

3. Összekapcsolás (a törzsdokumentum és az adatforrás összekapcsolása)
Itt adjuk meg hol akarjuk elhelyezni a törzsdokumentumban az adatforrás adatait… a megfelelő helyre a specális mezőket beszúrjuk.

4. Egyesítés (a körlevelek létrehozása)
A Word ekkor minden rekordhoz létrehozza a törzsdokumentum egy példányát. Ezt tiket, vagy levél formában is elkészítheti (nekünk a levél forma a legmegfelelőbb)

Átalában a Levelezés menüszalag Körlevélkészítés indítása gombjával kezdhetjük el a körlevelek készítését.
A körlevéleszközök a folyamat állásának megfelelően válnak aktívvá.
Ha valami miatt mégis a hagyományos varázslóval szeretnénk dolgozni, akkor a Körlevélkészítés indítása gomb alól válasszuk a Lépésenkénti körlevélvarázsló menüpontot.

Spéci lépések ismétlése:

– Forrás előkészítés : CSV, TXT MS excel-be töltés, mezőtagolás kialakítása.
– MS Word körlevél indítás, forrás kijelölésével az előkészített excel kiválasztása.
– Alap SQL, XML dokumentum váz elkészítése és a megfelelő, helyre mező beszúrással
a forrás excel tábla adatok behelyezése.
– Körlevél generálás majd ellenőrzés pár rekord végigléptetésével.
– Mentés másképp txt fájlba mentés (charset beállítás)

Ezzel a módszerrel akár több ezer karakteres sorokból, több tízezer rekord is legenerálhatóak pár perc alatt.